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Método de seguimiento de proyecto
Publicado por Ignacio MVP en Seguimiento de proyectos • 16/08/2011 1:42:15


La etapa de seguimiento comienza cuando se empieza a ejecutar nuestro proyecto, pero previamente es necesario haber definido adecuadamente el método a emplear.

Básicamente hacer seguimiento en planificación es responder a 3 o 4 cosas, dependiendo de si el trabajo se ha finalizado, o se está realizando: cúando se empezó, cúando se terminó y cúanto fue, para trabajos finalizados, ó cúanto se lleva y cúanto falta (reestimar), además de la fecha de comienzo, si el trabajo está en ejecución.

Lo que llevamos se suele enunciar de múltiples maneras en planificación de proyectos, ya que puede referirse a diferentes aspectos:
- avance de la duración (% completado)
- avance del trabajo (% trabajo completado)
- avance físico o material completado (% físico completado o % medición ejecutada)
- % presupuesto consumido

Para poder comparar lo que estaba previsto con lo que realmente está ocurriendo se suele crear una línea de base ("base line") o plan previsto, que es una fotografía del plan programado en un momento determinado, antes de empezar la ejecución de un período.

La recogida de los datos reales o ejecutados se hace considerando una fecha de estado, revisión, monitorización, seguimiento, control, actualización, cierre o como se quiera llamar. Hasta esa fecha se deberá comunicar bien lo que se ha hecho en el período que va desde la última actualización hasta la fecha de estado, o el valor acumulado desde el origen hasta esa fecha de estado.

El sistema de recogida e introducción de datos para alimentar el proyecto varía en función de múltiples factores, tipo de proyecto, grado de desagregación de los trabajos, variables a alimentar (tiempo real transcurrido, trabajo real, coste real, medición real, notas, incidencias, problemas, indicadores,...), cercanía, tecnología disponible, tiempo disponible, facilidad de obtención de la información, fiabilidad de los datos, etc.

El procedimiento óptimo de recogida de información debería incorporar en muchos casos, junto a los datos reales ejecutados, una reestimación del pendiente o total, junto al nuevo rendimiento que se debería aplicar en el futuro.

Unas vez se reciben los datos, es recomendable la supervisión y aceptación de los mismos, bien por el propio recurso o por el administrador-jefe del recurso o proyecto, evitando la opción de su modificación una vez aceptados.

En la mayoría de los proyectos es deseable que se reprogramen los trabajos retrasados a la fecha de estado, ubicándolos a partir de esa fecha, lo que sin duda reflejará una situación más real de la situación del proyecto.

El jefe del proyecto debe revisar las variaciones de lo previsto (línea de base) con lo actual, tras introducir los datos reales. Especialmente en lo referente a diferencias con la fecha de comienzo, de fin, duración, coste, trabajo, medición ejecutada y rendimiento.

Finalmente, el jefe del proyecto y/o los decisores deberán tomar las correspondientes medidas de ajuste cuando sea necesario, especialmente en lo que se refiere a acortar el plazo del pendiente si lleva retrasos significativos para el proyecto, normalmente aumentando el rendimiento o número de recursos que trabajan en determinadas tareas, habitualmente del camino crítico del proyecto.

El nuevo plan actualizado, revisado y ajustado, debe ser de nuevo aceptado por las partes implicadas, creándose en ocasiones, una nueva línea de base que será el objetivo a cumplir para el futuro período de ejecución.


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Publicado por Ignacio MVP en Cartera de proyectos • 16/08/2011 1:40:44